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DHLでも遅い時がある。通関士の技量と問題の解決方法。

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スピーディーな国際発送が魅力のDHL。

僕はほとんど毎回DHLを利用していますが、原因不明のトラブルで通常の配送目安よりも、10日以上も遅くなってしまったことがありました。

税関に問い合わせても「DHLさんに連絡します」と言われて明確な答えがもらえません。

一体、何が原因なんだろうと不安になりますよね。

ここではDHLが原因で荷物が届くまで時間がかかった時の問題の原因と、解決までの経緯を公開します。

DHLが原因で配送が遅れてしまった原因

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ここでは僕が実際に体験したDHLのトラブルの原因を解説していきます。

誰しもが体験することではないかもしれませんが、輸入ビジネスのように頻繁に海外から国内へ仕入れををしていると経験する方もいることでしょう。

基本的には迅速で丁寧なDHL。そんな優良業者が一体なぜ10日以上ものタイムロスをしてしまったのでしょうか。

ちなみに通関上の問題は単純な「インボイスの記載ミス」だけでした(笑)

DHL配送トラブル1「通関士のスキルが低い」

僕が経験したDHLでの遅延の大きな原因となっていたのは通関士のスキルでした。

「そんなに関係あるの!?」と思う方もいると思いますが、通関士の技術ってすごく重要です。

輸入ビジネスをしている人の多くが代行業者などを利用して、一旦、中国の国内倉庫に商品を集めてから、まとめて国内に発送すると思います。この時に代行業者はインボイスを書いて発送するわけですが、そのインボイスの記述は必ずしも正しいものとは限りません。

中国には中国の税関があるわけで、そちらの税関を通関しやすくするためのインボイスの書き方があります。これは日本の税関にも同じように通関しやすいインボイスの書き方があります。

そしてこの書き方は日本と中国では全く違うことがよくあるんです。

中国の都合の良いようにインボイスを書いたままだと日本の税関で止められてしまうことも多く、この問題をスムーズに解決してくれるのが通関士の役目になります。

何種類もの商品が混在していてインボイスには商品名ではなく、商品の概要のような記述がズラッと並んでいます。

そのインボイスに対して「これはなんですか?」と税関が訪ねてきますが、その返答の仕方で荷物が止まるかスムーズに通関するかが決まることが多々あるんです。

トラブルの際に僕の荷物を担当した通関士の方は電話で話した限り、通関に対しての知識が乏しく、その上知ったかぶりが激しい方でした。

DHL配送トラブル2「自分で税関に問い合わせられない」

通関士が手続きを代行してくれるDHL。となると東京税関も何か問題があった際には、まず僕ではなくDHLに連絡をするようになります。

普通に考えれば、東京税関も一般人の僕にではなく、DHLの通関士に手続きの連絡をする方がスムーズと思うことでしょう。

尚且つDHLは通関の代行をして手数料を取るのが仕事ですから、税関から僕の方に何でも連絡が行ってしまっては困ります。

そんな三角関係が出来上がってしまい、僕が税関に直接問い合わせても、税関は「DHLさんに連絡しますので・・・」みたいになってしまいました。

EMSの時にトラブルがあれば、すぐに税関から手紙か電話が来て、内容物の確認や材質の確認のやり取りをしていたのですが、DHLが間に入るとこれができなくなってしまうことがあり、逆に時間がかかってしまいました。

僕を担当したDHLの通関士は、僕が何度も「今までの経験上、何かがおかしいから税関に原因を聞いてください」とお願いしても「税関から連絡が来たら、お電話いたします。」って感じでした。

輸入ビジネスで資金繰りに困っている人なら、通常よりも10日以上も届くのが遅くなったら致命的ですよね。

このような状況になってしまうと「EMSにしておけば良かった〜」と思ってしまいますね。

DHL配送トラブル解決方法

ここでは実際にトラブルを解決するために起こした行動で最も効果的だったことを紹介します。

基本的なDHLでのトラブル全般的に解決できる方法でもあるので、然るべきタイミングで活用してみてください。

解決方法1「通関士を変えてもらう」

僕がトラブルを解決する一番の方法だと経験上思うのは、通関士を変えてもらうことでした。

通常、通関士を交換してくれるようなサービスはDHLにはないと思います(笑)

ただし、こちらに悪い点がなく、担当の通関士によって明らかに荷物の配送が遅れている場合は連絡することで通関士の変更、または他の通関士の方がチェックしてくれることはあるようです。

僕の場合は「こちらが何度も税関に問い合わせてと言っているにも関わらず、問い合わせてくれないんです。僕が税関に電話してもDHLさんに答えますと言われて何もできません。もう10日くらい経つんですけど、本当にこの通関士の方は大丈夫ですか?」とたまたま電話に出た他の通関士の方に聞いたところ「あぁ、ちょっと調べてみますね」となりました。

20分後くらいに電話がかかってきて「大変申し訳ございません。今回の担当の通関士は新人でして、手続きを前に進めることが分からなかったようです。担当が帰ってきたら事情を説明しておきますが、今回は私が引き継がせていただきます。」と言われました。

更に15分後くらいにもう一度電話がかかってきて「大変お待たせしました。荷物は明日税関を出発して早ければ明日中にお届けできる予定でございます。」ですって。

はぁ〜!?もっと早くやってよ〜!!

本気でイライラしましたが、DHLで働いている人も人間であり、誰にでも「初めて」があるものです。

通関士が変わってくれたことに感謝して荷物を受け取りました。

ただこの時は本気でイライラして電話で「もっと早く受け取れるはずだったのに!」と言って、通関にかかる手数料はタダにしてもらいました。

だって自分で書類書いて提出していれば、こんなことにはなっていなかったわけですから。

解決方法2「何度でも連絡する」

DHLには「通関部」という部署があり、輸入された荷物に何らかの問題や問い合わせがある場合は、通関部から電話が入ります。

輸入ビジネスでDHLを使うことが頻繁になってくれば、通関部の方との連絡を取る機会も増えることでしょう。

その際に今回のトラブルのような出来事があった場合、通関部の電話番号を登録しておけば、すぐにこちらから電話することができます。

通常、DHLでは通関部の番号を明かしてはいません。これは全国に通関部が散らばっているため、あなたの荷物が厳密にどこの通関部で対応しているか分からないため、違う部署に問い合わせてしまう可能性があるためです。

ただし、今回の件のように一度はDHLの通関部から電話があった場合、その電話番号は紛れもなく、僕の荷物を担当している部署の番号です。不安や問い合わせがある場合はDHLのカスタマーサポートではなく、通関部の担当者に電話するのが早いですね。

担当者が留守の場合もあります。そんな時に便利なのがメールです。担当者のメールアドレスを教えてもらっておけば、双方が電話に出られない時もメッセージを残しておけますし、書類などのPDFも送受信できます。

「すみませんが、〇〇様のメールアドレスを教えてもらってもよろしいでしょうか?」と言えば大抵は教えてくれます。

僕はトラブルがあった次の仕入れの時もDHLを利用しましたが、その際は「この間はインボイスの書き方だけで、ものすごい時間がかかったし、今回はあんなことは絶対にやめてくださいね」と電話で伝えると、担当者とは別の方のメールアドレスも教えてもらえました。

「これで片方が留守の時でも、もう片方が対応できるので、ご安心ください。」とのことでした。

もちろん追加で提出する書類の作成などもスムーズに進んで、荷物を受取ることができました。

何かがおかしいと思ったら通関士に確認を取ってもらいましょう。複数の通関士が同じ意見を言うのなら信頼度も上がります。

まとめ

迅速な対応と丁寧な配送で信頼感のあるDHL。

そんなDHLでも時にはミスを犯します。そんな時にこちらが黙ってまっている必要はありません。

カスタマーサポートでは、通関に関することは問い合わせても明確な答えをもらえないことの方が多いです。

そんな時は直接、通関部に電話をして担当者の名前を聞いて、一緒に手続きを進めていきましょう。

輸入ビジネスでは商品を回転させることは非常に重要なことです。

そのためには国際配送のスピードは極めて重要ですね。

万が一、トラブルに発展してしまった時は、今回紹介した解決方法を試してみてください!

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